Aujourd’hui, stocker ses données sur le web est un réflexe, parfois un automatisme. Mais comment utiliser le Coffre-fort numérique ouvert à votre nom par votre entreprise ? Est-il professionnel ou privé. Mais surtout, vos données sont-elles en sécurité ?
Coffre-fort numérique : loi, décret, ordonnance… tout est précis, cadré, encadré
En France, tout fournisseur d’un Service de Coffre-fort numérique (CFN) doit respecter à la lettre les termes promulgués dans diverses lois, décrets et ordonnances*.
S’ajoutent à cette liste les directives européennes en matière de RGPD contrôlables par la CNIL sur le territoire français.
De ce fait, un Coffre-fort numérique est tout sauf un simple service de stockage en ligne. Et son développement exige des moyens humains et techniques de qualité facilement vérifiables (site sécurisé, normes ISO, certifications…).
J’ai déjà un espace digital de stockage (Drive, Onedrive, Dropbox…), pourquoi m’encombrer d’un CFN ?
Contrairement à un espace digital de stockage classique, ou à une plateforme GED (gestion électronique des documents), un service de CFN doit :
- garantir l’intégrité des fichiers stockées (par la création d’une empreinte numérique créée lors du dépôt de chaque document) ;
- prévenir tout risque de perte des fichiers pour certifier la pérennité de la sauvegarde ;
- crypter les données pour en assurer la confidentialité ;
- tracer l’historique des mouvements de fichiers.
En revanche, et quand un fichier de données est stocké sur Internet (sous Drive, OneDrive, Dropbox…), seule la garantie de pérennité de la sauvegarde est réelle quand vous êtes abonné(e).
Pire, lorsque vous déposez des fichiers dans un espace web gratuit, un « loup » se cache et vous êtes « la proie ». Consultez bien les CGU (conditions générales d’utilisation…) pour découvrir le revers de la médaille. « Quand c’est gratuit, vous êtes LE produit ».
Ensuite, et que votre accès soit gratuit ou payant, les trois autres critères du CFN ne sont pas mis en œuvre (pas d’empreinte numérique de votre fichier, pas de cryptage, aucune traçabilité des mouvements).
Quels documents stocker dans votre Coffre-fort numérique ?
Stockez, dans votre CFN (avec un accès garanti pendant 50 ans) : vos bulletins de paie, vos documents contractuels, vos factures, la copie de vos pièces d’identités, celle de votre livret de famille… Et tout document que vous devez conserver.
Notez, au passage, que de nombreux documents administratifs sont déjà disponibles dans des espaces hautement sécurisés gérés par la CAF, AMELIE ou IMPOTS.GOUV.FR. Vous pouvez bien sûr télécharger une copie de chaque document pour la placer dans votre CFN. Cette manipulation pourra être utile pour « monter un dossier administratif » car vous pourrez, dans ce cas, fournir tous les documents via le CFN sécurisé (et non par mail ou wetransfer).
Que faire des originaux ?
Bien sûr, les originaux pourront rester à votre domicile. Rangés dans une valise en métal résistant au feu et avec serrure à clé, les documents seront ainsi protégés du feu et des dégâts des eaux (y compris ceux occasionnés par les pompiers).
Quels documents enregistrer dans un espace digital classique « payant » ?
Stockez vos photos, vos documents et courriers non confidentiels…
Le document doit être protégé ? Vous pouvez certes en conditionner l’ouverture à l’aide d’un mot de passe. Mais encore faudra-t-il le mémoriser dans huit jours, un mois, deux ans…
Enregistrez-le plutôt le fichier en clair (sans mot de passe) dans votre CFN. Le cryptage du document sera réel, et vous pourrez le lire à tout moment (sans risque de perdre votre précieux sésame).
Quels documents enregistrer dans un espace digital classique « gratuit » ?
Aucun… Enfin, aucun document ou photo à caractère confidentiel.
C’est le lieu idéal pour classer des éléments à partager avec vos contacts (des dossiers photos, un fichier partagé pour organiser un événement privé, un mémoire de stage…). En revanche, votre CV sera plus en sécurité dans votre CFN.
* Loi L-137 pour une République Numérique du 7 octobre 2016, décret 2018-418 du 30 mai 2018, article L.103 du CPCE (Code des Postes et des communications électroniques) modifié par ordonnance le 12 décembre 2018 (pour application au 29 mai 2019)…
Source : www.activassistante.com