Signer en ligne électroniquement un document est une évolution logique possible grâce aux progrès du numérique et, de plus en plus d’entreprises font recours à cette option pour diverses raisons.

Au lieu d’imprimer, de signer, de scanner, avant d’envoyer, il est tout à fait possible de certifier un document avec une signature électronique directement en ligne.

Qu’est-ce que signer en ligne électroniquement un document ?

Signer en ligne électroniquement revient à attacher à un document, une donnée numérique pouvant permettre de distinguer son émetteur. La signature électronique est l’équivalent numérique de la signature manuscrite.

Signature électronique ou signature numérique ?

De façon générale, les termes « signature électronique » et « signature numérique » sont utilisés pour signifier le fait de signer électroniquement un document en ligne, ce qui n’est pas juste.

Techniquement, une signature électronique est considérée comme l’équivalent numérique d’une signature manuscrite. Ce n’est pas le cas de la signature numérique.

Pourquoi signer en ligne électroniquement un document ?

Signer en ligne électroniquement un document peut vous aider à gagner en temps et en argent. Si signer un PDF signifie imprimer, signer et ensuite numériser, ce processus est long et c’est en cela la signature électronique facilite la vie.
Pour signer électroniquement un document, il vous suffit de le préparer en quelques minutes, en précisant les champs de signature puis de l’envoyer. Une fois que vous l’avez envoyé, le signataire peut facilement ajouter sa signature et vous la renvoyer sans se servir d’une imprimante.
Vous pouvez signer un document en ligne électroniquement à l’aide d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. La signature électronique favorise un grain de temps et représente un réel avantage pour les professionnels.

Signer en ligne électroniquement un document : comment faire ?

Considérée comment l’équivalent numérique de la signature manuscrite, la signature électronique doit respecter certaines conditions. En effet, il ne suffit pas de scanner une signature manuscrite ou de signer sur une tablette.
Pour signer un document en ligne électroniquement, vous devez assurer sa valeur juridique. Ceci repose sur trois conditions :

  • L’identité de l’émetteur doit être vérifiable à travers un certificat électronique approuvé par l’autorité de certification des signatures électroniques ;
  • La signature doit être émise par le biais d’un outil de signature électronique autorisé ;
  • Le certificat ad hoc et les accès à la plateforme sécurisée doivent être en votre possession, vous permettant de signer vos documents en ligne électroniquement.

Si ces trois conditions juridiques sont respectées vous pouvez maintenant passer à la création de votre signature électronique.

Comment faire une signature électronique ?

Signer en ligne électroniquement un document ne nécessite aucune compétence. Il existe des outils certifiés qui facilitent la production de votre signature électronique. Selon la plateforme, la procédure peut varier dans la forme, mais reste quand même la même dans le fond.

Faire une signature électronique du point de vue de l’émetteur

Pour émettre une signature électronique, vous pouvez respecter les 3 étapes suivantes :

  • Charger les documents à signer : avant de paramétrer ses signatures, l’émetteur doit dans un premier temps uploader les documents sur une plateforme comme Universign. Ensuite, il peut définir le niveau de signature ou choisir la langue de la signature ;
  • Désigner les signataires : l’émetteur du document fournira ici des informations sur les signataires. Cela implique d’entrer le prénom et le nom de chaque personne, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Ces détails leur permettront ensuite d’être notifiés de la demande de signature et surtout, de les authentifier en vérifiant leur identité revendiquée ;
  • Envoyer et suivre la collecte : un clic suffit pour envoyer le document à signer à tous les signataires préalablement notifiés.

Faire une signature électronique du point de vue du signataire

Comme chez l’émetteur, le signataire doit respecter 3 étapes pour faire une signature électronique.

  • Recevoir un email d’invitation : l’e-mail informera chaque signataire que le document attend la signature. En un clic, il peut accéder directement à la page de signature de sécurité ;
  • Afficher le fichier : le signataire remarquera le contenu du document à signer et le mentionnera clairement en cochant la case de consentement ;
  • Signer le document : pour vérifier l’identité déclarée du signataire, ce dernier pourrait recevoir un code temporaire unique par SMS. Il lui suffit de saisir ce code pour déclencher le processus. S’il n’y a pas de code à recevoir, le signataire peut directement signer en ligne électroniquement un document.

Source : siecledigital.fr/2020/10/14/comment-signer-en-ligne-electroniquement-un-document

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